小さなアップデートが、スピードを生みだしていく。Minor updates can improve the speed｜Culture Voices：大野 遥加さん 2023年4〜6月「Speed」受賞
▶️The English version is below the Japanese article
Speed
意思決定のスピードを上げ、最速で行動に移し、最速でやり遂げよう。
We make speedy decisions, take immediate action, and accomplish things in the shortest time.
大野遥加さん
2022年7月入社
マネーフォワードビジネスカンパニー 横断BizOps本部 事業管理部 オペレーショングループ
【事業管理部 オペレーショングループとは】
プロダクトの納品や請求、といった販売管理の業務を担当。商談後の申込書を確認し、システム設定などを行い納品、および請求書の発行がチームのメインの業務。そのほか、セールスからの問い合わせ対応や、月次業務として売上などの確認業務など、多岐にわたる業務を行っている。
【推薦コメント】
2022年7月に入社した大野さんは22年下期、23年上期と続けてトップの成果を達成しました。
メンバーからは「大野さんって何人いるんだろう」や「双子の妹たちに手伝わせているのではないか」といった声が上がるほど、新入メンバーのオンボーディングも担当しながら、2期連続で生産性No.1の高い成果を出して頂きました。
その圧倒的な「Speed」の体現によって、部内だけでなく部の枠を超えて素晴らしい影響を与えていただいたことは言うまでもありません。
プロダクトが増えるなかで、業務量が200％近く増加し、複雑化する中で、突発的な納品にも対応できる体制を維持し、部内メンバーが定常業務のみに追われることなく、業務改善や自身の目標達成へチャレンジする時間を生み出すための残業時間の削減など、部内外に影響を与えてくれています。
宇田川 弥栄子さん 横断BizOps本部 事業管理部 部長
みんなより仕事の範囲が狭いぶん、数をこなさないと、と思っていた
私が入社した一年前のオペレーショングループは人数が少なかったので、一人が担当する業務の分量が多く、メンバーがみな遅くまで対応を行っていました。
入社してまず担当したのは、納品の業務なんですが、とにかく数が多いので、どんどんこなしていかないと回らなくなってしまいます。とはいえ、納品に漏れがあったり、期日に間に合わない、といったミスが許されない仕事なので、常に気をつけて業務に取り組まなければなりません。
ミスが発生しないよう、作業の工程ごとに細かいチェックリストがあるので、それにそって確認をしながら進めるんですが、何度もその作業をしているうちに、徐々にチェックすべき項目が頭に入ってきて、二つ三つ先の作業を意識しながら作業できるようになりました。
単純作業も先を見て考えながら進めていくと、複数の項目をまとめて確認できるようになるので、スピードが上がっていくんです。
入社したばかりの2022年の下期に、対応件数で1位をいただくことができましたが、当時の私は、メインの納品の仕事以外のタスクを負っていなかったので、他にいろいろなタスクを同時に進めているみんなよりも多く対応できます。
当時は、数を意識していたというよりは、私はひとつの作業しかしていないのだから、みんなよりも速くたくさん対応しなければならない、という思いの方が強かったんです。
オンボーディングを通して、業務が点から線へつながっていく
2023年の上期に入って、私も納品の仕事だけでなく、新しくオペレーショングループにジョインするメンバーのオンボーディングを担当することに。
新しい業務は増えるけれど、でも下期に1位をとれたことが嬉しかったこともあって、新しい仕事にもコミットしつつ、でも1位の件数を達成することにもこだわりたい、という気持ちが生まれてきました。
オンボーディングを担当したことは、自分自身にとってプラスの経験となりました。
新しくジョインするメンバーに仕事の進め方を説明するんですが、自分が感覚的に理解してスピードをあげていったことを、言葉で説明する難しさに気がついたんです。
でも、どう説明するかを考えるなかで、なんとなく作業として行っていたことの仕組みや背景を私自身がちゃんと理解することにつながりました。
今までは点と点の作業としてやっていたことが、一本の線に繋がるような感覚です。
全体をきちんと理解できてからは、スピードが一層速くなったことに加えて、イレギュラーな対応が必要な場面でも、落ち着いて対処できるようになりました。
同じミスを起こさないために、小さなアップデートを繰り返す
もともと私は、細かい単純作業が全然苦にならないタイプなので、プレッシャーはありますが、この仕事に向いていると思っています。
だからこそ、同じミスを起こさない、ということにこだわっているんです。
私の長所は、記憶力がいいところだと思っているんですが、自分がやってしまったミスは、なぜそのときにミスをしたのか、ということも含めてちゃんと覚えているんですよね。
自分が気がついたミスしやすいポイントは、オンボーディングの場面で共有しています。
それに、自分が教えたあとに誰かがミスをしたら、こういうポイントもミスが起こりやすいんだな、という気づきになるので、チェックリストを見直したり、このポイントは初めてこの仕事に取り組む人にはわかりにくいのかもしれない、とオペレーションを見直したりしています。
そうやって少しずつ、今までのやり方や、マニュアルを見直すことを繰り返すことで、グループ全体でもミスを減らしていけたのではと思います。
みんなの成長が、私のスピードを上げる刺激に
オペレーショングループのみんなでよく、一人ひとりが筋肉質になってきたよね、っていう話をするんです。
私が入社したばかりのころは、一連の仕事をひとりでできる人が少なかったんですが、今はみんなそれぞれにできることが増えていって、グループ全体としてもスピード感があがってきたように感じます。
オンボーディングを経て新しくグループにジョインするメンバーも立ち上がりがとても速くなっていてどんどん戦力として活躍しているので、そのぶん私も「私がやらないと」と思っていたことを任せて、新しい業務へのチャレンジに繋げることができているんです。
入社したばかりの頃、みんなが遅くまで仕事をする姿をみて、はやく私も業務をどんどん進められるようになりたい、という想いもあったし、負けていられないな、という気持ちも生まれてきました。
納品の仕事は単純作業ではありますが、やればやった分積み上がっていくんですよね。
誰がどのタスクを担当したかを記名するシートがあるんですが、そこに自分の名前がどんどん増えていくことは、目に見えて仕事を推進できていることが見えるので、楽しいし達成感があるんです。
それがより一層私のスピードを上げる刺激になりました。
初めてチームで働く楽しさを知って、みんなで強くなることを考えた
私はマネーフォワードが2社目なんですが、前の職場で働いていたころは、セールスの方と一対一で仕事をしていたので、チームで働いたことがありませんでした。
今の仕事も、一人ひとりが責任を持って進めなければいけない仕事ではありますが、チームワークもとても重要です。
そういう環境は、私にとってすごく新鮮で、だからこそ楽しめているんだと思います。
入社したばかりの頃は、まだグループの人数も少なく、入社したばかりのメンバーが多かったこともあって、誰かに依存している業務が多かったんです。
最初は私も余裕がなく、ひとつのことしかできないことで、もどかしい思いをしました。
でも、仕事に慣れて余裕が生まれてくると、どんどん新しいことを覚えられるので、何か新しいことがあれば率先して手をあげるし、スピード感をもってその業務を習得することでまた余裕が生まれて、挑戦を続けることができるし、私にできることが増えていけばみんなにも余裕が生まれると思うんです。
まだ道半ばだと思っていますが、誰かに極端に業務が偏っている状況が、一年前とくらべると少なくなってきたと思います。
これからも、みんなが同じように仕事ができるグループにしていくために、頑張っていけたらと思っています。
取材・文／新田大航（マネーフォワード 採用広報＆カルチャー部）
Minor updates can improve the speed ｜Culture Voices: Haruka Ohno, the "Speed" Award winner in the 2023 April to June
Speed
意思決定のスピードを上げ、最速で行動に移し、最速でやり遂げよう。
We make speedy decisions, take immediate action, and accomplish things in the shortest time.
Haruka Ohno
Started working for Money Forward in July 2022
Operation Group, Business Management Division, BizOps Crossover Department, Money Forward Business Company
【What does the Operation Group of the Business Management Division do?】
They are responsible for managing sales tasks, including product delivery and billing. After a business meeting, the team’s primary tasks are to review the application form, configure the system, deliver the product, and issue an invoice. As part of their monthly duties, they are responsible for handling various tasks, such as responding to inquiries from salespeople and confirming sales and other information.
【Recommendation message】
Haruka Ohno, who started working for the company in July 2022, maintained excellent performance throughout the second half of 2020 and the first half of 2021.
Her team members were astounded by her exceptional level of productivity, and even wondered if she had a twin sister helping her. She achieved the highest output for two consecutive terms while simultaneously managing the onboarding process of new team members.
It goes without saying that her impressive display of “Speed” has had a positive influence on us, not only within the department but also outside of it.
Even though we faced challenges, such as complex work processes, a rise in product numbers, and a workload increase of 200%, she efficiently helped us manage unexpected deliveries and enhance our overall operations. Thanks to her efforts, members reduced overtime working hours and now have spare time to pursue their goals without spending too much time on routine tasks.
Yaeko Udagawa, Division Manager, Business Management Division, BizOps Crossover Department
I used to believe I had to put in extra effort as my workload was comparatively less than others.
When I became part of the company a year ago, the Operation Group was small. As a result, each member had to handle a large workload, and everyone had to work late.
The first thing I was in charge of when I joined the company was delivery work, and with such a high volume of it, I had to work hard to keep up. I have always been careful in my work because missing deliveries or not meeting expected delivery dates was unacceptable.
To avoid mistakes, I followed a thorough checklist for every process. With practice, I have memorized the items on the list and could prepare for upcoming tasks several steps ahead while also managing my current tasks simultaneously.
By anticipating and planning, even routine tasks can be completed more efficiently because multiple items can be checked at once.
Shortly after joining the company in the latter half of 2022, I was honored to receive a first-place award for managing the highest number of deals. I managed to handle that much because I only had to focus on my main responsibilities and, unlike other team members, didn’t have to manage any additional tasks.
During that time, I felt a strong sense of responsibility to finish tasks faster than my team members since I didn’t have any extra ones to do.
Connecting the dots through the onboarding process
At the beginning of the first half of 2023, I was tasked with overseeing the onboarding of new members in addition to managing the delivery process.
Despite the increased workload, the excitement of winning first place in the previous term motivated me to work towards that goal again by taking on a new role.
Overseeing the onboarding process was a rewarding experience for me.
When I explained how to proceed with tasks to the new members, I realized it was difficult to verbalize what I had learned intuitively to increase my effectiveness.
Explaining to others gave me a clear picture of what I had been doing out of instinct.
It was like connecting the dots.
Once I had a better understanding of the whole process, I managed to speed up the process even more and calmly approach situations that required irregular responses.
Avoid making the same mistakes by repeating small updates
Despite the pressure, I believe I am suited for this job because I have always been the type of person who enjoys both detailed and simple tasks.
I’m very focused on not making the same mistakes to improve quality.
I think one of my strengths is that I have a good memory. I can remember every mistake I have ever made, including the reason why I made the mistake at the time.
During onboarding, I tell new members where we tend to make mistakes.
After implementing the onboarding process, if I find any errors I didn’t anticipate, I revise the checklist to prevent similar ones from happening again or redesign the process to make it easier for new members.
I believe our team has been able to reduce errors by reviewing the process and manuals over and over again.
Seeing everyone grow motivated me to accelerate my performance
Our members often talk about things like how resilient we have become.
When I joined the company, there were not many people who could handle a series of tasks on their own, but now everyone has improved their skills, and the number of tasks they can accomplish in a given period of time has increased.
The new members who joined the group after going through the onboarding process have contributed more and more. Thanks to them, I can hand over some of my tasks to them and focus on pushing the boundaries of new challenges.
When I first joined the company, seeing everyone working late made me feel competitive, and I thought I wanted to be given as many tasks as they were.
Managing the delivery process is simple, but the more you do, the more records you have.
Seeing my name on the list that shows the name of the person who processed each task is an indicator of my progress, and it gives me a sense of accomplishment
It stimulated me to speed up even more.
I realized the joy of teamwork, which led me to adopt a team-based strategy
Money Forward is the second company I work for. At the previous company, I wasn’t part of a team but worked one-on-one with people on the sales team.
The current job requires each member to take responsibility, but teamwork is also very important.
This kind of working environment is very new to me, and I enjoy it so much.
When I joined the company, the team was still small, and most members were new. As a result, many tasks were dependent on a single person.
At the time, I felt frustrated that I could only do one thing at a time.
However, when you get used to the job, you have more time to learn new things, then if you do so, you can take the initiative to take on more tasks. And after learning to do those tasks quickly, you have more time to continue challenging yourself. If you can get more work done, other team members will have more time.
We still have room for improvement, but the situation where tasks were concentrated on one person has improved compared to how it was a year ago.
I will continue my efforts to make sure that every member of the Operation Group does the same work in the same way.
Original text by Hiroyuki Nitta（Recruitment PR / Culture Division）
English Translation by Yuki Momma（Globalization & Communication Partners）
